一歩先を目指す事務所へ
今までデータの受領はPDFをメールに添付していただくことが基本となっていましたが、ファイル数も増加し、お客様も弊社も資料管理が煩雑になってきました。その対策として取り入れようと考えたのは、クラウド型ファイル共有サービスです。そんな時、マネーフォワードさんからのメール配信により、「マネーフォワード クラウドStore」のことを知り、G Suiteの導入を決めました。
G Suiteを導入して改善したこと
(1)外部からのデータ閲覧が可能に
今までファイルサーバーを内部に設置していましたが、Google Workspaceを導入した事でGoogle ドライブにすべてを移行しました。
テレワークが加速化している中で、外部からの接続は不可欠となります。
Google ドライブに移行したことにより、どこからでもデータの閲覧が可能になり業務の効率化が進みました。
もちろん、取り扱いにはルールを設け、徹底しております。
(2)ペーパーレス化が大幅に加速
これまで会計事務所は、基本的に紙媒体で多くの書類を保管してきました。
そのため、保管場所、大量の資料の中から必要な一枚を探す非効率な時間が懸案事項となっておりました。
そこで、Googleドライブの容量無制限の特徴（※G Suite Businessプランは容量が無制限）を活かし、一気にペーパーレス化を進める事にしました。
予め断捨離する日を決めた上で、事務所にあった紙の資料をスキャン→PDF化→Googleドライブに保存をするという作業をおこない、各自が段ボール１箱以上の断捨離に成功しました。今でも継続的におこなっていますが、所内の棚はとてもすっきりし、整理整頓が行き届いております。溶解ＢＯＸが山のように積みあがった光景は圧巻でした。
(3)顧問先ごとの進捗状況の見える化を実現
Google Workspaceのスプレットシートを利用し、リアルタイムで情報を共有する事を可能としました。高価な専用システムを導入しなくとも、スピード感を持って動くことが出来ました。
進捗表等をリアルタイムで編集し、各フロアに設置している大型モニターに映すことにより、事務所全体の作業の見える化を実現すると共に、作業が進んでない業務のフォローも可能になりました。
これにより、早期にボトルネックを発見し、職域を超えた協力体制をとり均一なサービスを提供することが出来るようになりました。
製販分離の確立
これまでは各自が月次から決算まですべてをおこなっておりました。
それでは効率化を意識しても担当する顧客数を増やすことは難しいことでした。
そこで製販分離の体制にシフトチェンジを試みました。
マネーフォワードクラウドとGoogle Workspaceを導入したことにより、お客様の会計資料を加工、Googleドライブに保存、マネーフォワードクラウド会計にインポートという流れが取れ、その結果に基づいて担当者は訪問やＷＥＢ面談等をメインとすることが可能となりました。
さらにＲＰＡの導入により、ロボットでは作業ができないその先のことに従業員の力を注ぐことも可能となることを目指し、現在取り組みを始めています。
幸いにも弊社はコロナ禍になる前から少しずつこの体制を作り上げてきており、テレワークへスムーズに移行ができ、目標としていた製販分離を実現できるようになりました。
Google Workspaceを導入して実現した事とは
会計事務所でも働き方改革を本気で考えなくてはいけない時代になりました。
その時代の流れの中で職員の仕事のしやすさ、生活水準を良くしたいという思いもあり、生産性向上や給料アップを検討し、その実現に向けて業務改善に真剣に取り組みました。
まずは現状のやり方を全て見直し、マネーフォワード クラウドやGoogle Workspaceを導入。
どこでも仕事ができる環境、ペーパーレス化、リアルタイムでの情報の共有、製販分離体制の確立により、顧問先数を増やしながらも業務を順調に回せるようになりました。
この経験は、今後の様々な場面で、私達の自信とサービスにつながっていくと思っております。今、事務所内は大変良い雰囲気です。
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